東急ウェルネスが「Chatwork」を導入　チャット連絡で介護業務の属人化を解消、仕事のやりとり可視化で対応力向上にも寄与

ビジネスチャット「Chatwork」（https://go.chatwork.com/ja/）や業務プロセス代行サービス「Chatwork アシスタント」（https://dx-center.chatwork.com/assistant/）等を提供するChatwork株式会社（本社：東京都港区、代表取締役CEO：山本 正喜、以下、Chatwork）は、有料老人ホームやデイサービスを運営する東急ウェルネス株式会社（本社：東京都品川区、代表取締役：大友 教央、以下、東急ウェルネス）がビジネスチャット「Chatwork」を導入し、活用を開始したことをお知らせします。

■ 導入背景
東急ウェルネスは、東急沿線を中心に有料老人ホーム（サービス付シニア住宅施設）や、デイサービス（通所介護・介護予防通所介護事業所）を運営し、15事業所を有しています。（2023年12月末時点）

東急ウェルネスでは、日々の連絡手段として主にメールを利用していましたが、介護現場の従業員は共通のパソコンを複数人で利用しているためリアルタイムで確認ができず、会社からの重要な連絡事項や事業所内のちょっとした連絡を確認するまでに場合によって数日を要する事もあり、コミュニケーションに遅れが生じていました。

そのため、本来は広く周知されたほうがよい情報が、特定の担当者同士の会話や電話連絡に閉じてしまい、結果として業務の属人化が生じていました。部署間での電話は不在着信となるケースも多く、別の担当者への伝言や折り返し依頼など、コミュニケーションがスムーズに進めば不要であるはずの業務を増やしてしまうこともありました。

これらを解消するため、専用のパソコンを保有していない現場の従業員もリアルタイムで確認でき、業務に関係する内容だけでなく、些細なことでも気軽に、簡単に連絡できるよう、複雑な操作や専門的な知識を要さない直感的なユーザーインターフェースを備えていた「Chatwork」の導入が決定しました。

「受発信が容易な「Chatwork」を導入し、チャットでやりとりの履歴を残し可視化することで、業務に携わる職員のレベルアップを図るとともに、同様の仕事への対応力を向上させることができると考えています。また、報告・連絡・相談が気軽に簡単にできることで、情報共有・伝達にかかる業務工数を減らすこともできると期待しています」（東急ウェルネス 業務管理部 統括リーダー 藤山 健太氏） といいます。

■ 利用方法
会社から貸与されたスマートフォンまたは、従業員の手元のスマートフォン端末で、アルバイト・パートを含む全従業員が「Chatwork」を利用しています。
介護記録などの定型記録は介護ソフトを利用し情報を一元化し、それ以外の社内の申し送りや日々の連絡を「Chatwork」へ集約しました。

グループチャットは、事業所の全員が入る基本のグループチャットをベースに、総務への連絡相談やパソコン関連の相談など、目的や委員会ごとに作成しています。悩みごとの相談や周囲に知られたくない内容に関しては、1対1でやり取りできるダイレクトチャットを利用することで、個別に対応することもできます。

これまでは、社内への依頼事項が発生した際に、担当者名を確認する等の手間がかかっていました。「Chatwork」を導入し目的別のグループチャットを作成したことで、担当者の名前がわからない状況でもすぐに連絡を取ることができるようになりました。
さらに、「Chatwork」のプロフィール欄に記載されている所属部署名から相手の役割や管掌領域が把握できるようになったことで、組織図などの別のファイルで所属を確認するといった手間も省けるようになりました。

今後は、社内掲示板の役割を果たしていた社内のポータルサイトについても「Chatwork」への移行を検討しています。

▼グループチャット一例

▼プロフィール欄のイメージ

■ エンドースメント

東急ウェルネス 業務管理部 サブリーダー　片白 沙織 氏
​介護の現場で働く職員の多くはシフト制で勤務しており、リアルタイムで全員に情報を届けることができづらい状況にあります。内容によってはサービスの質に関わるような情報を見落とす可能性もあり、『情報を発信しづらい・受け取りづらい・受け取ってもらえたか分からない️』ことが介護現場における情報伝達の課題となっていました。「Chatwork」を導入したことで、各個人へ確実に情報を届けることができるため、情報伝達のスピード・効率・確実性を向上させることができました。また、メールで送るまでもないような『先ほどはありがとう』といった、ちょっとしたメッセージを気軽に送れるようになったという声もあり、職員同士のコミュニケーションを活性化できたと感じています。今後は各施設の中だけでなく、社内全体の情報交換の場として活用していくことで、施設同士で切磋琢磨し、より良い現場づくりをしていけるのではと考えています。